Come creare una firma professionale per le e-mail

La firma per le e-mail è un elemento essenziale della comunicazione commerciale. Le informazioni alla fine di un messaggio di posta elettronica consentono al destinatario di identificare il mittente di una mail e di agevolare la futura comunicazione. Mentre la firma di un messaggio privato contiene esclusivamente informazioni fornite in modo volontario, chi invia posta a scopo commerciale deve attenersi a delle direttive a norma di legge.

Quali informazioni deve contenere una firma per le e-mail?

Una firma corretta per le e-mail contiene tutte le informazioni importanti, è ridotta all’essenziale, è sintetica e fornisce al destinatario un’impressione del mittente; se dotata di logo è utilizzabile anche per attività di branding. Quali informazioni deve contenere una firma e-mail, dipende però dal tipo di comunicazione.

Firme private

Anche se la firma per i privati non è obbligatoria da un punto di vista giuridico, le informazioni aggiuntive indicano al destinatario canali di contatto alternativi. Le informazioni presenti solitamente in una firma privata sono:

  • Nome e cognome
  • Titolo professionale o settore di competenza
  • Nome dell’azienda con collegamento ipertestuale al sito
  • Informazioni di contatto (numero di telefono, di fax, indirizzo e-mail)
  • Link al profilo sui social network o al sito web
  • Partita IVA e REA

Altri elementi come per esempio citazioni o motti aziendali possono sì arricchire la vostra firma ma dovrebbero anche essere utilizzati con parsimonia, tenendo conto del tipo di destinatario. È bene ricordare, infatti, che ciò che potrebbe andar bene per un pubblico di amici o conoscenti, potrebbe non essere adatto per comunicazioni ufficiali o, più in generale, per lo scambio di e-mail con uffici o enti pubblici.

La firma nella comunicazione commerciale

La legge comunitaria 2008 (recepita nel nostro ordinamento con la legge 88/2009, articolo 42) ha introdotto alcuni obblighi relativi alla comunicazione, soprattutto sul web. Oltre alle informazioni di contatto principali, già elencate nel paragrafo precedente, diventa obbligatorio menzionarne altre che dipendono in parte dal tipo di società. In particolare le società, sia di persone che di capitali, dovranno indicare le seguenti informazioni non solo nella corrispondenza (digitale e cartacea) ma anche negli atti:

  • sede della società
  • ufficio del Registro delle Imprese dove è iscritta e relativo numero di iscrizione
  • capitale effettivamente versato e quale risulta esistente dall’ultimo bilancio (società di capitali)
  • stato di liquidazione, se in corso (società di capitali)
  • stato di unipersonalità (SpA ed Srl) 

I dipendenti dovranno quindi specificare la loro posizione all’interno dell’azienda e in seguito elencare le informazioni della società:

Inoltre è possibile inserire nella firma anche contenuti opzionali come motti o slogan dell’azienda, tra i quali possono figurare anche rimandi ad azioni promozionali. È bene ricordare che la firma serve innanzitutto a reperire le informazioni di contatto e che non deve essere percepita come un modo per farsi pubblicità. Potrebbe essere utile inserire invece informazioni legate agli orari di apertura e chiusura dell’attività, nonché alle indicazioni su come raggiungere la sede principale.

Un altro elemento, che costituisce ancora oggi oggetto di discussione, è il disclaimer. Adottato sull’esempio americano, indica una dichiarazione di esclusione di responsabilità, che definisce i diritti e gli obblighi tra i soggetti coinvolti in un’azione legale. Solitamente viene inserito in calce all’e-mail e serve ad informare il destinatario riguardo a un eventuale utilizzo illecito del messaggio ricevuto. Di seguito un esempio di disclaimer:

“Questo messaggio potrebbe essere confidenziale. È vietato qualsiasi tipo di divulgazione, utilizzo per qualsiasi scopo o riproduzione del presente messaggio o delle informazioni che esso contiene da parte di chiunque non sia il destinatario intenzionale. Qualora riceveste questa e-mail per errore, vi preghiamo di volerci avvertire immediatamente (tramite e-mail o in altro modo).”

In realtà l’effettivo fondamento giuridico di questo messaggio viene contestato da molti, in quanto la riproduzione illecita di informazioni non è a prescindere permessa dalla legge. Il disclaimer, quindi, diventa semplicemente un cortese reminder che rimane a discrezione del mittente.

Come dev’essere una firma per le e-mail?

Una firma corretta dovrebbe essere chiara, leggibile e dovrebbe dare una buona impressione. È consigliabile pertanto strutturare alcune informazioni evidenziandole con il grassetto, come per esempio il nome del mittente e il nome dell’azienda che invia la comunicazione. 

In una firma è prevista anche una divisione in piccoli paragrafi. Come già mostrato nell’esempio precedente, il primo paragrafo può contenere le informazioni personali del mittente, mentre il secondo i dati aziendali; tuttavia non si tratta di regole fisse, per cui l’utente può strutturare le informazioni in modo personalizzato, purché queste siano tutte allineate a sinistra e presentino un’interlinea che permetta una lettura scorrevole.

L’utilizzo di diversi font e l’uso di diversi colori e dimensioni del carattere, se utilizzati senza esagerare, possono rendere una firma più leggibile e chiara, attirando l’attenzione del lettore. Inoltre è fondamentale badare alla formattazione della firma, che dovrebbe essere creata o in formato RTF o HTML. A differenza delle altre firme, i contenuti formattati rischiano di non essere letti in parte o completamente da altri programmi. Una firma creata ex novo dovrebbe pertanto essere verificata prima di essere inviata e bisognerebbe fare delle prove, fino a ottenere quella desiderata. Di seguito un esempio di una firma ben strutturata:

Per fare una buona impressione è consigliabile utilizzare colori sobri e non più di due font, altrimenti si rischia di incorrere in problemi tecnici e ottenere una firma che risulti poco seria.

Un’altra opzione è infine quella di utilizzare una firma in linea con il Corporate Design, cioè utilizzando i colori e il font tipico dell’azienda.

Elementi opzionali

Per rendere una firma subito riconoscibile, molte aziende utilizzano elementi grafici come il logo aziendale. Inserire una foto del mittente offre inoltre un’ulteriore possibilità di personalizzazione, anche se non tutti gli utenti potrebbero gradirlo. A questo riguardo è bene considerare che un’immagine potrebbe creare problemi di visualizzazione o potrebbe anche fare in modo che l’e-mail venga classificata come spam.