Come scrivere l’e-mail perfetta: consigli per le e-mail commerciali

Ogni giorno sono circa 269 miliardi le e-mail che vengono inviate nel mondo, di cui una gran parte in ambito professionale. Durante la stesura di e-mail di lavoro molti utenti continuano però a commettere gli stessi errori che finiscono per causare incomprensioni con i destinatari. Per prima cosa i messaggi composti con superficialità vengono percepiti come poco educati, inoltre si ripercuotono negativamente sulla produttività: uno studio effettuato dal ricercatore statunitense Eric Horvitz ha infatti reso noto che le persone che hanno risposto a una e-mail necessitano di circa 15 minuti per riuscire nuovamente a concentrarsi in pieno sul proprio lavoro.

Citazione

“We found that participants spent on average nearly 10 minutes on switches caused by alerts, and spent on average another 10 to 15 minutes (depending on the type of interruption) before returning to focused activity on the disrupted task.”

“Abbiamo osservato che i partecipanti impiegavano quasi 10 minuti per spostare la propria attenzione a causa di una notifica e necessitavano di altri 10-15 minuti (a seconda del tipo di interruzione) per potersi concentrare nuovamente sull’attività interrotta.”

Eric Horvitz & Shamsi T. Iqbal: Disruption and Recovery of Computing Tasks: Field Study, Analysis, and Directions (2007)

A maggior ragione diventa ancora più frustrante se la e-mail in questione è stata scritta in maniera confusa o se risulta persino superflua. Per non rischiare di incorrere in simili errori, dovete rispettare delle regole specifiche.

Come si scrive una e-mail di lavoro?

Molto semplicemente, con cura e buonsenso! Per comporre l’e-mail perfetta necessitate di professionalità e di rispetto nei confronti del destinatario; anche se ciò significa investirci più tempo, ne vale del tutto la pena, soprattutto in ambito lavorativo. Scrivete il messaggio sempre tenendo conto del vostro obiettivo, mantenendo un carattere informativo e strutturando il testo in maniera corretta. Esprimete chiaramente l’argomento e fate in modo che il destinatario capisca bene di cosa si tratta.

Oltre a ciò è importante che siate il più sintetici possibile senza però mai perdere di vista cortesia e formalità. Attraverso la concisione riducete il contenuto all’essenziale e semplificate la lettura al destinatario, per il quale sarà più facile estrapolare le informazioni più importanti. Infine entrambe le parti potranno beneficiare di un minore spreco di tempo: voi nella scrittura e il destinatario durante la lettura.

Evitando di mandare e-mail superflue contribuite a fare risparmiare ulteriore tempo alla vostra controparte. Le e-mail che non sono necessarie si presentano in tre situazioni tipiche, ovvero:

  • Nelle liste di distribuzione
    Bastano pochi clic per inviare una e-mail a diversi destinatari: questa operazione può rivelarsi molto utile, tuttavia proprio al momento di rispondere cliccando il comando “Rispondi a tutti” si provoca un esubero di dati. Il mittente originario pone una domanda a un gruppo di persone, ma in realtà la risposta è interessante solamente per lui. Prima di utilizzare questa funzione riflettete dunque per chi sia veramente rilevante la vostra e-mail.

  • Quando si chiedono/offrono chiarimenti
    Una lettera non è un sostituto per una conversazione come una e-mail non è una chat. Se invece di finire in un circolo infinito di botta e risposta da un computer a un altro alzate la cornetta del telefono, risparmiate molto tempo e anche stress a voi stessi e al vostro interlocutore. Dopo la chiamata si consiglia comunque di ricorrere alla posta elettronica per riassumere il contenuto della telefonata onde evitare malintesi e aggiornando così tutti sugli sviluppi più recenti della trattativa.

  • Quando sono di importanza secondaria
    Siccome nella quotidianità degli uffici può presto capitare che ci si annoi, in alcuni contesti aziendali si è diffusa la consuetudine di intrattenersi tra dipendenti con e-mail divertenti. Tuttavia non tutti i mittenti si chiedono se queste siano poi effettivamente gradite dai destinatari. Magari invece di scriverla in una e-mail collettiva raccontate una barzelletta alla macchinetta del caffè, così non interrompete il lavoro dei vostri colleghi.

Per quanto sia importante il dono della sintesi nella scrittura di e-mail, non dovreste mai rinunciare all’utilizzo di cortesia e formalità, soprattutto in ambito di lavoro. Rivolgetevi educatamente al vostro interlocutore, ringraziate e chiedete con garbo, per finire chiudete sempre il vostro messaggio con dei saluti cordiali: potranno sembrare dettagli insignificanti, eppure ancora nel ventunesimo secolo hanno un valore elevato nonostante vengano spesso ignorati.

Se inviate la vostra e-mail a una persona, solitamente significa che avete bisogno di ottenere qualcosa da lei: magari desiderate ricevere un chiarimento o forse intendete fissare un appuntamento, oppure semplicemente volete che il destinatario recepisca effettivamente le informazioni che gli avete dato, anche se al momento sta a voi rispondere. Per questo motivo si raccomanda di rispettare il vademecum delle buone maniere per le e-mail: in questo modo aumentate le probabilità che il destinatario prenda sul serio la vostra e-mail e che risponda.

Consiglio

8 regole fondamentali per scrivere correttamente le e-mail:

  1. Scegli un oggetto efficace
  2. Utilizza una formula di apertura adeguata
  3. Fornisci per prime le informazioni più importanti
  4. Comunica i tuoi contenuti in modo compatto e ben strutturato
  5. Utilizza liste, grassetto e corsivo per evidenziare i termini
  6. Scegli formati coerenti per il tipo e le dimensioni del carattere
  7. Concludi l’e-mail con una formula di saluto adeguata
  8. Inserisci la firma ed eventuali allegati

La e-mail di lavoro: struttura e contenuto

Come le lettere, anche le e-mail seguono uno schema preciso che siccome tutti i lettori conoscono è fondamentale seguire anche per i messaggi di posta elettronica. Così facendo rendete il testo di più facile comprensione a chi lo dovrà leggere.

Step 1: Oggetto

All’inizio di ogni e-mail si trova il campo predisposto per l’oggetto del messaggio che viene ignorato spesso e volentieri. L’oggetto è pensato con l’intenzione di comunicare al lettore della e-mail l’argomento principale del messaggio e dovrebbe quindi essere scelto di conseguenza. Al contrario di come funziona per le lettere su carta, la riga dell’oggetto ha una grande utilità poiché viene visualizzata già nella cartella della posta in arrivo. In questo modo i destinatari riescono a decidere meglio se aprire subito il messaggio o se invece aspettare. In più le indicazioni contenute nell’oggetto sono di aiuto per ritrovare e classificare le e-mail. Perciò dei buoni esempi per un oggetto sono:

  • Riunione il 24/03 ore 10-12: inizio del progetto
  • Differenze di performance risultate dal coaching del personale qualificato
  • Riassunto della conversazione del 7 aprile
  • Informazione IT: aggiornamento del software XY

Con questi esempi gli utenti sanno subito chiaramente cosa li aspetta una volta che avranno aperto il messaggio. A partire dall’oggetto è possibile determinare l’urgenza della e-mail.

Per questo stesso motivo: evitate un oggetto che non va al sodo, che è troppo lungo o che contiene persino dei messaggi passivo-aggressivi, come ad esempio:

  • Urgente!!!: ha più senso specificare cosa esattamente è urgente.
  • Richiesta/Favore: meglio nominare direttamente l’argomento.
  • Dopo il nostro colloquio di venerdì scorso in sala riunioni mi sono venute in mente altre domande!: lo spazio della riga dell’oggetto è limitato soprattutto per l’utilizzo da smartphone, per cui vi conviene essere sintetici anche qui.
  • Re: RE: Re: RE: Re: RE: Pranzo domenicale con Claudia e Luca: dovreste sempre ridurre la successione delle abbreviazioni di risposta alle e-mail. Per simili conversazioni è anche importante che l’oggetto venga modificato quando l’argomento del messaggio non è più lo stesso. Se non si tratta più del brunch domenicale bensì della distribuzione del lavoro, allora l’oggetto va adattato così che in seguito sia possibile classificare la e-mail.
  • È proprio necessario?: non è una buona idea partire subito all’attacco. Il destinatario assumerà così una posizione difensiva e non prenderà sul serio la vostra critica. In ogni caso le e-mail non sono mai la giusta forma comunicativa per sfogare la propria frustrazione. Per muovere una critica ricorrete piuttosto al dialogo di persona.

Nell’ambito dell’e-mail marketing viene investita molta energia per formulare oggetti efficaci. Con l’aiuto di test A/B e di statistiche si tenta di ottimizzare il tasso di apertura (open rate) dei messaggi di posta elettronica. Quando a lavoro scrivete una e-mail, probabilmente dietro non vi è alcuna intenzione promozionale, eppure desiderate comunque che la vostra e-mail venga aperta. Affinché questo avvenga dovete impegnarvi già al momento della composizione dell’oggetto.

Step 2: Formula di apertura

Iniziate il testo effettivo della vostra e-mail con una combinazione tra formula di saluto, riverenza verso il destinatario e scelta del titolo professionale da utilizzare per rivolgervi alla controparte in maniera appropriata. Nonostante si tratti di una parte molto breve del testo dell’e-mail, molti non sanno proprio che pesci pigliare quando devono comporla.

Quanto è necessario essere formali?

Meglio esagerare con formalità e cortesia: di base per non sbagliare potete servirvi degli appellativi classici, elencati qui di seguito dal molto formale a quello confidenziale:

  • Pregiata/o
  • Illustre
  • Egregia/o
  • Distinta/o
  • Spettabile
  • Gentile
  • Cara/Caro
N.B.

Potete utilizzare alcuni di questi appellativi al superlativo, come ad esempio “Carissima/o”, “Gentilissima/o”, “Pregiatissima/o”, “Illustrissima/o”. Inoltre per mantenere un tono burocratico potete ricorrere anche alle forme abbreviate delle stesse.

A queste formule segue poi il titolo professionale o la carica (su cui ci soffermeremo nel prossimo paragrafo) o il generico “Signora/Signore”. Soprattutto se vi dovete rivolgere a persone superiori a voi gerarchicamente oppure a voi sconosciute, queste formule sono sicuramente quelle corrette. Non necessitate di essere ulteriormente formali a meno che non dobbiate rivolgervi ad alte cariche dello stato o religiose. Se invece avete già una certa confidenza con il vostro interlocutore, potete ricorrere anche a “Cara/Caro” o a un classico “Buongiorno” all’inizio del vostro messaggio elettronico. Se un tempo era accettabile solo tra colleghi, al giorno d’oggi è stato sdoganato anche il semplice “Ciao”, una formula che ormai non risulta più troppo alla mano o irrispettosa quanto più amichevole e diretta.

Quali titoli vanno utilizzati nell’intestazione?

In alcune professioni gli scambi di e-mail prevedono un frequente coinvolgimento di cariche o titoli professionali, che naturalmente sono da indicare anche all’interno del saluto. Se però non sono specificati oppure se sono a voi ignoti, ricorrete all’onnicomprensivo “Dottoressa/Dottor”, cui segue il cognome. Ad esempio:

  • Preg.ma dott.ssa Degli Esposti
  • Onorevole dott. Gironi
  • Egregia dott.ssa Mantovani
  • Illustre dott. Lolli

Chi va nominato per primo?

Anche quando il destinatario è più di uno dovete rivolgervi ad ognuno di loro. Solamente nel caso in cui non stiate contattando qualcuno di ben definito, bensì un’azienda o un reparto, basterà la forma collettiva di cortesia “Gentili Signore e Signori” o in alternativa “A chi di competenza”. Tuttavia se i destinatari sono noti si pone la questione dell’ordine in cui debbano apparire nell’intestazione.

In generale vale la regola che le persone gerarchicamente superiori vanno nominate per prime. Se però si trovano tutte sullo stesso livello, allora ricorrete al classico e neutrale ordine alfabetico: in questo modo sarà chiaro a tutti e nessuno si offenderà. Infine se nell’ordine volete mettere le donne prima degli uomini, purché siano di pari grado, è una scelta a discrezione vostra o della vostra azienda.

Cosa fare quando non sapete se vi state rivolgendo a una donna o a un uomo?

A volte si conosce solamente il cognome della persona di contatto oppure il nome di battesimo non è chiaramente attribuibile a un genere piuttosto che all’altro. A quel punto è necessario attivare l’intuito da detective perché sbagliare intestazione può far finire la vostra e-mail dritta nel dimenticatoio. In questo caso possono venirvi in aiuto il sito web aziendale, i social media o le pagine gialle. Eventualmente, soprattutto per aziende più grandi, una telefonata al reparto delle risorse umane non guasta. Se però non c’è altro modo, consigliamo di attenervi al generico “Gentili Signore e Signori”.

Quale segno d’interpunzione chiude l’intestazione?

La migliore soluzione è sicuramente la virgola: in questo modo chiudete la riga, dopodiché andate a capo e aggiungete una riga vuota per poi proseguire con la stesura del testo. In ogni caso non è ammesso il punto, che risulta scortese e poco professionale.

  • Gentile dott. Alfonsi,

La ringrazio per la veloce risposta.

Step 3: Introduzione

Prima di iniziare ad affrontare la questione, dovete trovare un modo adatto per introdurre l’argomento con garbo. Non dilungatevi troppo con l’introduzione però, del resto non volete né perdere tempo tantomeno volete farlo perdere al vostro interlocutore. A seconda delle situazioni ci sono diversi modi di impostare l’introduzione:

  • Con riferimento all’inserzione pubblicata sul Vostro sito web, Vi sottopongo la mia candidatura.
  • Come sono andate le Sue vacanze?
  • La ringrazio per la piacevole conversazione della scorsa settimana.
  • La ringrazio per la Sua celere risposta.
  • Ho molto gradito la sua presentazione “Come scrivere un’e-mail”!

L’introduzione ha la funzione di contribuire al buon umore del destinatario prima che si inizi ad affrontare il punto della questione. È questo il ruolo delle domande o dei commenti personali. Evitate però le formule standard e cercate di adattarvi piuttosto alla persona che avete di fronte. Se fate domande sulle sue vacanze, sulla guarigione da un periodo di malattia o sul suo viaggio di ritorno a casa dopo una riunione, dimostrate di essere realmente interessati alla vita dell’altra persona. Potete però servirvi dell’introduzione per giungere all’argomento, come succede nelle candidature, e presentarvi o riprendere un discorso precedentemente affrontato.

Step 4: Corpo

Una volta risolta la parte introduttiva, giungete al cuore dell’e-mail: ora il vostro compito è di comunicare i contenuti in maniera compatta e ben strutturata. Tenete sempre conto che i lettori devono comprendere le informazioni in maniera veloce ma soprattutto corretta. A questo scopo ci sono alcune regole che dovete rispettare:

  • Frasi brevi
    È più facile a dirsi che a farsi, visto che a volte le circostanze sembrano talmente complicate che serve un periodo di almeno tre righe. Tuttavia una volte che il lettore viene colpito da simili mostri sintattici, dovrà investire tempo e fatica per riuscire a smontare l’incastro di frasi da voi ideato. In caso di dubbi il lettore si rassegnerà e finirà per non assimilare le informazioni. Per evitare che ciò accada servitevi di costruzioni semplici.

  • Grassetto e corsivo
    Grazie a delle evidenziazioni visive i lettori sono in grado di trovare più velocemente i dati e i fatti più importanti. Ma ciò funziona solamente se sono isolate, altrimenti con un utilizzo smodato rischiate che l’effetto sia esattamente opposto. Regola non scritta: non più di un elemento evidenziato a paragrafo.

  • Paragrafi strutturati
    La ripartizione in paragrafi dà una struttura al vostro testo. Impostate la vostra e-mail in modo tale che sia più facile riconoscere le connessioni logiche. Potete adottare come regola di base un numero di tre frasi per paragrafo.

  • Liste
    Grazie alla suddivisione in liste riuscite a presentare dati e fatti in maniera compatta. I dati di una riunione, i costi per il progetto in corso, i membri del prossimo viaggio di lavoro: le informazioni più importanti devono essere riconoscibili a prima vista anche a una seconda apertura della e-mail. In questo modo i destinatari non hanno bisogno di rileggere l’intero testo alla ricerca di queste informazioni. Tuttavia se dovete spiegare relazioni causa-effetto vi conviene ricorrere sempre al testo normale.

  • Parole semplici
    Non complicatevi il lavoro più di quanto non lo sia effettivamente. Se potete, servitevi di termini semplici che siano comprensibili a chiunque. Non potete partire dal presupposto che i lettori si mettano a consultare il dizionario per ogni parola che non conoscono, altrimenti per prima cosa mancate il vostro obiettivo di comunicare delle informazioni e in aggiunta il destinatario resta con un palmo di naso. Chiaramente questo non accade se vi rivolgete a esperti del vostro settore; in simili situazioni per apparire come un esperto della materia vi serve un lessico tecnico.
  • Messaggi positivi
    Affinché i destinatari delle vostre e-mail ne accolgano positivamente il contenuto, siano in grado di memorizzarlo e, se necessario, di metterlo anche in pratica, dovete servirvi di un linguaggio positivo. Proprio quando state muovendo delle critiche è importante rimanere costruttivi. Concentratevi su ciò che può essere fatto meglio invece di descrivere ciò che non va bene o che non funziona. Se desiderate ottenere qualcosa dal destinatario della vostra e-mail, allora nel testo dovete evitare tono autoritario e uscite negative.
Consiglio

Per comporre un testo ben strutturato non dovete pensare alla sua organizzazione quando lo state già scrivendo. Preparatevi già prima pensando a quali punti volete inserire e quale sia l’ordine più da seguire.

Step 5: Formula di chiusura

Per scrivere correttamente una e-mail dovete chiudere il vostro messaggio con una degna conclusione. Servitevi della chiusura per inserirvi una richiesta di azione oppure per prendere congedo dal destinatario lasciandogli una sensazione positiva:

  • In caso di domande sono raggiungibile in qualsiasi momento al telefono o via e-mail.
  • Sono felice di fare presto la Sua conoscenza al workshop.
  • Può trovare ulteriori informazioni riguardanti l’offerta presentata anche sul nostro sito web.
  • Mi farebbe molto piacere avere presto Sue notizie.
  • Le auguro un fine settimana rilassante.
Consiglio

La formula “La ringrazio anticipatamente per la Sua risposta” è molto popolare nei messaggi di posta elettronica. Tuttavia è sempre più motivo di fastidio tra i destinatari, poiché come mittente ci si aspetta un’azione che il destinatario non ha ancora effettivamente approvato. Per evitare malintesi tentate dunque di trovare un modo alternativo di invitare il lettore a darvi una risposta.

Step 6: Saluto

La formula di congedo alla fine è tanto importante quanto lo è il saluto iniziale. Ancora una volta il congedo vi serve per esprimere al lettore la considerazione che avete di lui. L’imperativo anche in questo caso è: siate amichevoli e cortesi, ma senza esagerare. Al giorno d’oggi nessuno usa più grandi riverenze o umili saluti nelle e-mail commerciali. Al contrario il semplice “Saluti” è la variante più sicura ma non per forza rimane la migliore, infatti rischia di suonare banale. Piuttosto date spazio alla vostra creatività e personalizzate il vostro congedo così da lasciare un’impressione molto più positiva. Ad esempio potete utilizzare:

  • Cari saluti
  • Saluti soleggiati da Roma
  • Un cordiale saluto da Milano
  • Buon inizio di settimana
  • Le auguro una piacevole vacanza

Al contrario di quanto si possa comunemente pensare, il saluto non va separato dalla firma con una virgola. La riga si conclude infatti senza bisogno di alcun segno di interpunzione; segue poi una riga vuota e infine il nome del mittente oppure direttamente la sua firma. Desiderate integrare il vostro saluto in una frase? Anche in questo caso dovete rinunciare ai segni di interpunzione; inserite una riga vuota tra inizio della frase e saluto, come ad esempio:

                In attesa di conoscerLa Le invio

                Un cordiale saluto a Bologna

                Carlo Rossi

Consiglio

Nelle e-mail di lavoro non utilizzate mai abbreviazioni. Se non vi prendete il tempo di scrivere i saluti per intero, darete l’impressione di essere sbrigativi e quindi poco interessati.

Step 7: Firma

Alla fine della vostra e-mail si trova la firma, pensata per fornire al destinatario informazioni di contatto più precise circa il mittente. Non c’è quindi più spazio da perdere con proverbi e aforismi. Secondo la legge comunitaria le comunicazioni commerciali devono adempiere a determinati obblighi, soprattutto in rete; per questo motivo devono contenere alcune informazioni obbligatorie. Per quanto riguarda la vostra firma non dovrebbero mai mancare le seguenti informazioni:

  • Nome completo incluso eventuale titolo professionale
  • Posizione lavorativa ricoperta nell’azienda
  • Nome dell’azienda e soggetto giuridico
  • Indirizzo completo dell’azienda
  • Sito web dell’azienda
  • Numero di telefono e indirizzo di posta elettronica del mittente o dell’azienda
  • Partita IVA e codice fiscale

In aggiunta potete anche inserire link ai vari canali social oppure il logo aziendale. Tuttavia alcuni utenti bloccano il download dei file immagine per una questione di sicurezza. Verificate quindi se la vostra firma abbia un bell’aspetto anche se sprovvista di grafica.

Consiglio

PS: Il postscriptum fa parte di un’epoca in cui le lettere si scrivevano ancora a mano. Se dopo aver già scritto tutto il messaggio all’autore veniva in mente qualcosa da aggiungere, poteva inserirlo nel PS. Siccome però con le e-mail avete la possibilità di modificare il testo in qualsiasi momento prima di inviarlo, nella comunicazione digitale è bene evitare il PS.

Step 8: Allegati

Inviate un allegato solamente se esplicitamente richiesto o necessario e tentate di mantenere la dimensione del file possibilmente ridotta. Lo spazio di archiviazione delle caselle di posta elettronica è limitato in partenza e il destinatario sarà più che infastidito se a causa del vostro allegato il server blocca tutte le altre e-mail. In più si aggiunge anche che molte persone leggono le e-mail mentre sono in giro e la trasmissione di dati mobili non consente quasi (oppure solo molto lentamente) il download di allegati pesanti.

Perciò per i vostri allegati limitatevi a una dimensione totale di 5 MB; tutto ciò che supera questo limite dovete inviarlo solo previo accordo con il destinatario oppure tramite un link a un archivio di dati esterno sul quale i file vengono messi a disposizione per la visualizzazione online o il download. Se l’allegato consiste in un documento preferite il formato PDF a quello del vostro programma di Office, così vi assicurate la corretta rappresentazione.

Il modo corretto: esempio di una e-mail commerciale

Nel seguente esempio sono contenuti tutti gli elementi ai quali dovete fare attenzione quando scrivete una e-mail commerciale.

Oggetto: Invito al workshop XYZ del 24 giugno 20XX

Egregia Prof.ssa Pignatti,

La ringrazio per la piacevole conversazione molto informativa della scorsa settimana.

Come già accennato, abbiamo organizzato un workshop relativo all’argomento discusso. Siccome è stata stabilita la data definitiva, vorrei cogliere l’occasione per invitarLa a partecipare all’evento.

 

  • 24 giugno 20XX
  • Dalle 10 alle 16
  • Sala riunioni grande presso la nostra sede

Per ora attendiamo la partecipazione di 28 persone. I costi per il vitto sono a carico nostro.

Con piacere vorremmo offrirLe l’opportunità di fare un intervento. Se dovesse avere interesse, mi faccia sapere il prima possibile.

Sarei lieto di rivederLa in occasione di questo appuntamento.

Un cordiale saluto da Roma,

Piero Fabbri
Risorse umane

Esempio s.r.l.
Via Leonardo Da Vinci 123
12103 Roma

Telefono: +39 (0) 60 123456
Fax: +39 (0) 60 876543
E-mail: fabbri@esempiosrl.it
www.esempiosrl.it

P.IVA 012345678901
c.f. PROFBR68T10A562S

Cosa è stato fatto correttamente in questa e-mail?

  • L’oggetto è breve e diretto.
  • La formula di apertura corrisponde alle circostanze e il titolo professionale della destinataria appare nel saluto.
  • Nell’introduzione si rimanda amichevolmente alla conversazione precedentemente avvenuta.
  • Il corpo del testo è composto da diversi paragrafi e contiene una lista con i dati fondamentali.
  • Alla fine è stata inclusa una richiesta di azione.
  • La formula di chiusura finale è amichevole e personalizzata.
  • La firma è completa e contiene tutte le informazioni di contatto necessarie.
  • Non c’è alcun allegato superfluo.

Come scrivere correttamente una e-mail: cosa è ammesso e cosa no?

Scorretto Corretto
Errore di battitura Gli errori ortografici e di battitura danno una cattiva impressione. I destinatari potrebbero pensare che non vi siete impegnati abbastanza durante la scrittura. Attenta rilettura Prima di inviare la vostra e-mail, rileggetela attentamente da capo per individuare e correggere eventuali errori.
Formula di apertura sbagliata Se non scrivete correttamente il nome, il genere, o se vi dimenticate il titolo professionale del destinatario, riuscite già a infastidire la controparte ancora prima che sia giunto al contenuto vero e proprio. Formula di apertura completa Prima di scrivere una e-mail verificate se i vostri interlocutori posseggano o meno un titolo professionale che debba essere inserito nell’intestazione.
Dimenticare l’allegato Avete cliccato troppo in fretta su “Invia”? Se anticipate un allegato ma dimenticate di inserirlo nel messaggio, sarete costretti a scrivere una seconda e-mail. Verificate l’allegato Prima di premere invio, verificate di aver allegato la versione più recente del documento.
Tono emotivo Negli scambi di e-mail possono spesso crearsi dei fraintendimenti. Un linguaggio emotivo può infatti presto portare a tensioni. Tono neutro Nelle e-mail professionali un tono neutro o amichevole è la scelta giusta affinché i destinatari accolgano con piacere le informazioni contenute nel messaggio.
Periodi complessi I periodi strutturati in maniera complicata provocano confusione: sussiste infatti il rischio che le informazioni vengano comprese male o non viste. Breve e diretto Cercate di utilizzare dichiarazioni chiare e semplici. I fatti possono essere presentati anche attraverso delle liste, così sono più facili da recepire.
Abbreviazioni Chi fa uso di abbreviazioni rischia che i lettori non siano in grado di comprenderle o che le interpretino male. I destinatari devono quindi trovare la soluzione da soli oppure fare un lavoro di ricerca. In caso di dubbi potrebbero persino decidere di ignorarle. Scrivete per intero I mittenti devono sempre concentrarsi sulla scrittura: se rinunciate alle abbreviazioni avete più lavoro da fare ma in questo modo il lettore riuscirà a comprendere molto meglio le informazioni.
Ironia Intendere una cosa e scriverne un’altra è un tipo di comunicazione che non si adatta particolarmente bene al mezzo del messaggio elettronico. L’ironia può essere infatti presto fraintesa nel linguaggio scritto. Andate subito al sodo Scrivete le cose come stanno. L’umorismo di solito non è ben visto nelle e-mail di lavoro.
Emoticon Smiley, emoji ed emoticon possono forse aiutare a rendere meglio l’idea dell’umore che avete, tuttavia risultano ben poco professionali. Siate amichevoli Per creare un’atmosfera positiva in una e-mail non servono dei pittogrammi. Sono invece le considerazioni e le domande amichevoli a mostrare rispetto nei confronti del destinatario.
Formattazione sbagliata Una cattiva formattazione del testo non rende la lettura certo divertente. Una struttura poco chiara senza paragrafi né interruzioni di riga può provocare enorme fastidio soprattutto sul display di uno smartphone. Layout chiaro Se optate per una buona organizzazione del testo, semplificate al lettore la ricezione delle informazioni. Del resto chi riesce a orientarsi senza problemi in un testo può concentrarsi meglio sui suoi contenuti.
Lunghezza esagerata Se alla fine di una e-mail non si sa più cosa è stato scritto all’inizio, allora c’è un problema. Soprattutto nella vita quotidiana dell’ufficio manca spesso il tempo per rileggere le e-mail. Riduzione all’essenziale Alcune tematiche necessitano di spiegazioni più lunghe. Tentate comunque di ridurre il testo all’essenziale anche quando si tratta di argomenti complessi. Così facendo riuscite a garantire maggiore chiarezza anche a voi stessi.
E-mail superflue Chi deve costantemente verificare la rilevanza delle e-mail in entrata non ha tempo per affrontare i contenuti veramente importanti. Telefonate e cercate il confronto personale Determinate circostanze si chiariscono molto più velocemente con una telefonata. I risultati della conversazione telefonica possono poi essere riassunti in una e-mail.
Ignorare le differenze culturali Non in tutti gli ambienti culturali regnano le stesse norme di comportamento. Per esempio la ricerca della sintesi, tanto ricercata in Occidente, in Giappone sarebbe vista come completamente fuori luogo. Agite internazionalmente Quando componete una e-mail adattatevi sempre al vostro interlocutore. Ponendolo al centro dell’attenzione sarete in grado di reagire correttamente alle sue norme di comportamento e vi assicurerete che le vostre e-mail formali vengano accolte positivamente.