Come impostare una notifica di assenza con Outlook

Indipendentemente dal fatto che vi troviate in vacanza, in viaggio d’affari, che siate a casa malati o per altri motivi eccezionali, se non siete raggiungibili allora una notifica automatica di assenza serve a informare i vostri contatti e-mail della vostra assenza dall’ufficio. Inoltre se necessario potete fornire il contatto di un referente o del vostro sostituto. La formulazione ideale di tale notifica dipende tuttavia dalla situazione del caso.

Una volta creata la notifica di assenza non vi resta che attivarla come risposta automatica nel vostro programma e-mail. Outlook vi permette di stabilire con esattezza chi debba ricevere la vostra notifica di assenza e impostare delle regole che servono a far sì che certi mittenti precedentemente indicati ricevano una risposta differente, fatta su misura per loro. In questo articolo vi spieghiamo come configurare la notifica d’assenza in base alle vostre esigenze con Outlook.

Configurazione della notifica d’assenza

Aperto Outlook cliccate in alto a sinistra su “File”, si aprirà un menu a finestra contenente le vostre informazioni di contatto e le opzioni utilizzate.

Cliccando perciò sul tasto “Risposte automatiche (fuori sede)” si aprirà una nuova finestra.

In questa finestra potete attivare una risposta automatica e stabilire un determinato intervallo di tempo all’interno del quale Outlook invierà automaticamente una risposta d’assenza alle e-mail in entrata. Se invece desiderate che la notifica d’assenza sia attiva da subito, allora vi basta togliere la spunta da “Invia solo all’interno dell’intervallo di tempo”.

Nel campo sottostante avete due tab distinte che servono per la creazione di altrettante notifiche d’assenza: “All’interno dell’organizzazione”, per i contatti con il vostro stesso dominio (ovvero la parte dopo la @), “all’esterno dell’organizzazione”, sulla destra, per tutti gli altri contatti.

In molti casi i messaggi possono corrispondere e sarà quindi sufficiente fare un copia incolla. Altre volte invece si tende a utilizzare due formulazioni diverse, ad esempio una più simpatica e informale per i colleghi e una seria e sul pezzo per i clienti. Potete inoltre stabilire che solamente i contatti salvati nella vostra rubrica ricevano una risposta automatica.

Una volta redatto il vostro messaggio, cliccate su “Ok”. A questo punto la vostra notifica automatica è attiva.

Stabilire le regole per l’invio della notifica d’assenza con Outlook

Siete in vacanza, non volete dover essere costretti a rispondere alle e-mail di colleghi e clienti, però nel caso si presentasse un’urgenza, volete rimanere a disposizione per il vostro capo? Oppure siete in febbrile attesa per la risposta di un partner in affari e anche se siete in vacanza volete ricevere l’eventuale responso? O invece volete essere raggiungibili per il vostro reparto, nel caso abbiano bisogno di informazioni che solo voi potete fornire? In questi casi Outlook vi dà la possibilità di definire delle regole per la risposta automatica. Cliccate perciò su “Regole…” nella finestra di dialogo “Risposte automatiche”.

Cliccando su “Aggiungi…” potete stabilire le regole eccezionali per singoli contatti o e-mail.

Dall’alto verso il basso avete la possibilità di specificare più precisamente le seguenti caratteristiche:

  • Da…: qui potete scegliere i contatti. Nel caso in cui vi vengano inviate e-mail da questi contatti Outlook reagisce in conformità alle regole da voi impostate. Cliccando sull’apposito tasto si aprirà il menu dei contatti tra cui scegliere.
  • Inviato a…: questa opzione riguarda le e-mail in cui voi siete uno dei destinatari. Qui potete decidere se a dover essere considerate per la regola in questione siano solamente le email indirizzate direttamente a voi o anche copie delle email che vi vengono recapitate.
  • Oggetto: Se l’oggetto contiene determinate parole (ad esempio “Urgente”), allora l’email sarà presa in considerazione dalla nuova regola.
  • Corpo messaggio: potete stabilire che la regola sia valida anche per i casi nei quali il messaggio dell’email contenga determinate frasi o sequenze di parole, (ad esempio “Risposta urgente” o il nome di un progetto particolarmente importante).

Come azioni tra cui scegliere avete le seguenti opzioni:

  • Avvisa con: con questa opzione stabilite che alcune delle vostre e-mail siano provviste di un testo informativo in aggiunta al testo di base. Inoltre è possibile dotare l’e-mail di un effetto sonoro.
  • Elimina: le e-mail che soddisfano i criteri qui determinati vengono cancellate.
  • Sposta in: questa opzione vi permette di archiviare tutte le e-mail in un’altra cartella. Questo risulta particolarmente pratico quando desiderate raggruppare determinate e-mail tutte assieme.
  • Copia in: selezionando quest’opzione viene creata una copia delle e-mail interessate in una cartella precedentemente selezionata, l’e-mail originale rimane però disponibile nella posta in arrivo.
  • Inoltra: le e-mail che corrispondono ai criteri indicati vengono inoltrate a un altro indirizzo e-mail, ad esempio quello privato, con la possibilità di scegliere gli elementi da inoltrare.
  • Rispondi con: qui è possibile impostare un messaggio di assenza individuale per determinate e-mail. La formulazione del testo avviene in una nuova finestra di dialogo.
  • Personalizza: qui potete caricare i modelli da implementare, un’opzione per gli utenti più esperti.

In alto a destra trovate le opzioni avanzate, con la possibilità di creare regole ancora più particolareggiate.

Le funzioni disponibili vi permettono di implementare le seguenti impostazioni:

  • Dimensioni: qui vi è data la possibilità di filtrare le e-mail in base alla grandezza dei file. In questo modo potete evitare di ricevere e-mail particolarmente pesanti. Questa opzione risulta particolarmente comoda se durante un certo periodo potete accedere alle vostre e-mail unicamente dalla rete mobile del vostro cellulare.
  • Ricezione: qui stabilite un periodo durante il quale il software fa una cernita delle e-mail da voi ricevute.
  • Inoltre potete impostare parametri in base all’importanza e all’affidabilità.
  • Potete stabilire regole eccezionali per le e-mail non ancora lette e per le e-mail con allegati.
  • Mettendo la spunta su “Solo gli elementi che non corrispondono ai parametri” potete capovolgere completamente le vostre impostazioni: ovvero se ad esempio avete selezionato un contatto su “Da…” e poi messo la spunta su questa funzione, allora la regola generale varrà per tutti i contatti tranne quella persona.
  • Tra l’altro potete utilizzare impostazioni contenute in moduli e documenti salvati. Anche quest’opzione è pensata per gli utenti più esperti.

Una volta completata e definita, la vostra regola comparirà nella finestra generale delle regole.

Attraverso questa lista è possibile attivare/disattivare la regole create e modificarle in base alle proprie esigenze. Una volta impostate tutte le regole, potete salvarle cliccando semplicemente su “OK”.

Consiglio

Se non avete impostato un periodo preciso durante il quale sarete assenti dall’ufficio, ricordatevi di disattivare la risposta automatica non appena sarete tornati a lavoro.