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Convertire i documenti cartacei in formato elettronico

Ciò che contraddistingue un ufficio ben organizzato è l’avere sempre a portata di mano tutti i documenti utili per il lavoro. Ma non sempre è quello che accade. E anche quando sono state impiegate parecchie ore per strutturare in maniera ottimale i documenti necessari, con il tempo il cumulo di fogli aumenta, rendendo la ricerca delle informazioni importanti più difficoltosa. La dematerializzazione sembra essere un pratico espediente. Grazie all’archiviazione digitale si dirà addio alla carta e la routine lavorativa migliorerà notevolmente.

Qual è il concetto alla base della dematerializzazione?

Gestire contenuti multimediali in rete come foto o musica è diventato scontato così come avere una connessione internet. Le foto delle vacanze vengono scattate con le fotocamere digitali o con lo smartphone e condivise direttamente con i conoscenti su Instagram o Facebook. La propria collezione musicale è caricata sul Cloud ed è disponibile ovunque voi siate. I cd o altri supporti materiali sono ormai una rarità, perciò è sorprendente come l’archiviazione digitale dei documenti occupi solo un piccolo posto nel lavoro di tutti i giorni. In molti uffici si rimane ancora legati alla produzione di documenti cartacei, evitabili solo in casi eccezionali, come per esempio per i contratti e per le fatture emesse online, assicurazioni o altri servizi che comunicano via e-mail con il cliente.

L’idea della dematerializzazione è però molto di più che la semplice memorizzazione digitale dei pagamenti: l’intero posto di lavoro dovrebbe essere predisposto per la scomparsa dei documenti cartacei e lavorare così solo con quelli digitali. Utilizzando solo documenti digitalizzati, si lavora più efficacemente e si salvaguarda l’ambiente. Nel dettaglio la dematerializzazione è realizzabile prendendo questi accorgimenti:

  • Tutti i documenti vengono salvati su supporti di memoria digitali come dischi rigidi o hard disk esterni.
  • Lo scambio di questi documenti avviene solo per via telematica (per es. tramite server, e-mail o servizi di messaggistica istantanea).
  • Vengono utilizzati solo firme elettroniche con valore legale, chiamate firme elettroniche qualificate, l’equivalente tecnico della firma autografa sui documenti cartacei.
  • Tutti i vecchi documenti cartacei importanti devono essere scannerizzati e archiviati digitalmente.

Gestire i documenti digitali

La decisione di dematerializzare le pratiche del vostro ufficio, dovrebbe soprattutto dipendere dalle risposte a queste domande: quanto tempo voi o i vostri collaboratori perdete nel ricercare dei documenti specifici? E quanto vi distoglie questa ricerca dal lavoro vero e proprio? Specialmente in presenza di vasti archivi ci possono volere pochi minuti o diverse ore alla settimana per trovare i documenti necessari, mentre questo tempo potrebbe essere impiegato diversamente, ricorrendo all’archiviazione digitale. Il passaggio a un ufficio senza documenti cartacei non va però preso alla leggera, dato che i passi spiegati sopra non vengono eseguiti dall’oggi al domani. Da calcolare sono anche i costi per i software e gli hardware, variabili a seconda delle risorse già a disposizione. Se si pianifica di passare a processi di lavoro digitali, si dovrebbero prima di tutto controllare bene i seguenti aspetti:

  • Memoria e capacità server: non importa quale supporto di memoria scegliate, ciò di cui avete sicuramente bisogno è uno spazio libero sufficiente per i documenti già esistenti o per quelli futuri. Se li salvate su un server locale con un database, vi occorrerà una capacità adeguata. Inoltre è importante programmare e realizzare una giusta strategia di backup. Un’alternativa per la memorizzazione esterna è rappresentata dalle soluzioni Cloud come Dropbox o Evernote, dove delegate la responsabilità per l’hosting, ma anche per la sicurezza dei documenti.
  • Scanner: l’archiviazione digitale di tutti i documenti importanti è la chiave per la dematerializzazione. Ma ancora più determinante è la varietà delle funzioni dello scanner in uso. Valutate nella scelta del dispositivo l’utilizzo e la necessità di una velocità elevata di scannerizzazione, così come la risoluzione; controllate che i vostri apparecchi di scannerizzazione possano elaborare diversi formati e supportare (se necessario) diversi tipi di carta.
  • Document Management System (DMS): per memorizzare i documenti scannerizzati con il nome appropriato e nel modo più semplice possibile, si consiglia di gestire il vostro ufficio digitale con un software. Ci sono per questo numerosi Document Management System, come ad esempio il programma open source Alfresco e LogicalDOC. Con iDocument realizzate un ufficio digitale per il Mac.
  • Firma elettronica qualificata: nel caso di documenti ufficiali come i contratti che prima venivano suggellati da una firma autografa, non basta un semplice scanner perché con la scansione la firma perde la sua validità giuridica. Per una firma elettronica con valore legale dovete rivolgervi ad un ente certificatore che vi permetterà di utilizzare così la vostra firma digitale. Un elenco dei certificatori accreditati in Italia si trova sul sito della AgID (L’Agenzia per l’Italia Digitale).

Archiviazione digitale: un impegno che ripaga

La dematerializzazione accelera i vostri processi lavorativi, dato che tutti i documenti rilevanti sono sempre a portata di mano dovunque voi siate. D’ora in poi risparmierete sui documenti cartacei sul posto di lavoro e sui costi di spedizione per la posta. L’archiviazione digitale dei vostri documenti, che salvaguardano in particolare l’ambiente e le risorse, può rivelarsi vantaggiosa per il lavoro quotidiano.

Comunque dovreste pensare anche ad eventuali difficoltà che sono collegate al processo di dematerializzazione: il fatto che i documenti siano salvati in locale (sempre più spesso su un Cloud), agevola l’accesso non solo alle persone autorizzate, ma anche agli hacker. Per motivi di protezione dei dati personali assicuratevi quindi che vengano applicate le necessarie misure di sicurezza, da parte vostra o da parte del vostro provider. In più anche il Document Management System in uso dovrebbe comprendere una gestione completa dei permessi che consenta solo ai collaboratori scelti di accedere ai documenti corrispondenti. D’ora in avanti dovete preoccuparvi che tutti i documenti con rilevanza giuridica siano disponibili in una forma inalterata nel rispetto dei termini di conservazione.

Tenete presente gli aspetti citati e non lasciatevi intimorire dall’impegno iniziale: potrete trarre presto vantaggio dalla dematerializzazione delle pratiche e, dove prima si accumulavano i documenti, avrete di nuovo uno spazio libero da utilizzare.

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