Modello di fattura: come inserire le informazioni di pagamento su Excel, Word e gli altri programmi

Esistono innumerevoli possibilità per guadagnare offrendo dei servizi o dei prodotti, ma c’è solo un’unica strada standard da seguire per richiedere ai clienti il pagamento della somma pattuita: tramite fattura. Se gestite autonomamente la vostra situazione finanziaria o quella di una piccola o media impresa, dovete preoccuparvi che a ogni ordine o incarico ricevuto seguano le relative informazioni di pagamento.

Per fare in modo che una fattura venga riconosciuta successivamente dall’Agenzia delle Entrate come ricevuta per una transazione commerciale ufficiale, ovviamente non basta indicare solo l’importo dovuto. È necessario prestare attenzione a tutta una serie di formalità che complicano la compilazione di una fattura. Inoltre, maggiore sarà l’incarico avuto, più si perderà tempo e più il processo di emissione di una fattura sarà strutturato in modo meno chiaro, specialmente se rinunciate all’uso di strumenti specifici. In questo caso non avete necessariamente bisogno di un software in particolare per gestire la contabilità. I modelli di fattura, quindi dei fac-simile già pronti, sono una soluzione semplice e veloce per la semplificazione della vostra contabilità quotidiana.

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Che cosa sono i modelli di fattura?

I modelli di fattura sono dei fac-simile già pronti che contengono tutte le parti necessarie e che possono essere utilizzati come base per le nuove fatture. Quindi, al posto di cominciare da zero e di dover inserire faticosamente tutti gli elementi obbligatori, un modello di questo tipo vi fornisce un esempio già pronto di fattura con delle informazioni fittizie, che potete sostituire con i vostri dati reali. Una soluzione facile e molto diffusa è quella di servirsi di modelli di fattura per Excel e Word.

È possibile crearli per conto proprio o scaricarli da Internet, dove si trovano spesso gratuitamente, e aprirli infine con l’applicazione scelta di Microsoft Office. Anche le altre suite, come OpenOffice o LibreOffice, che consentono di creare documenti di testo e tabelle, permettono di servirsi di modelli di fattura.

Essenzialmente i modelli per le fatture si possono quindi suddividere in soluzioni basate sul testo e sulle tabelle: se sono da conteggiare solo poche prestazioni, le prime risultano quasi sempre la scelta più appropriata. Invece, più i servizi da fatturare sono complessi, più sarà consigliato utilizzare un modello di fattura tabellare. Così è più vantaggioso riuscire a ordinare i singoli prezzi e quello totale in maniera essenzialmente più chiara. Inoltre potete implementare simili modelli con il conteggio di precisi valori e il calcolo dell’IVA, integrando semplicemente le relative funzioni. Visto che su Internet si trovano diversi modelli di fattura da compilare gratis, risulta interessante utilizzarli specialmente per i liberi professionisti e le PMI, che dispongono solo di un budget limitato.

Come è strutturato un modello di fattura professionale?

I modelli di fattura professionali si contraddistinguono per due aspetti: da una parte devono essere strutturati in maniera chiara e appropriata, di modo che contengano tutte le informazioni rilevanti per il pagamento richiesto al cliente; dall’altra devono risultare completi dal punto di vista contenutistico. Infatti, in presenza di informazioni incomplete o se non ci si attiene alla forma standard, si rischia di incorrere in complicazioni al momento della verifica da parte dell’Agenzia delle Entrate. La normativa vigente per le fatture, regolata dall’art.21 del DPR 633/72, prevede che vengano indicate le seguenti informazioni:

  • Nome, cognome e indirizzo completo dell’erogatore del servizio
  • Dati di contatto completi (nome, cognome e indirizzo) del cliente
  • Partita IVA del fornitore o, in alcuni casi, codice fiscale
  • Data di emissione della presente, cioè la data in cui la fattura è stata compilata
  • Numero della fattura in ordine progressivo univoco
  • Quantità e tipo di merce consegnata o descrizione e tipo di prestazione fornita
  • Data della consegna o di eventuali prestazioni
  • Prezzo della prestazione (in base all’aliquota imponibile)
  • Importo dell’IVA

Ricordatevi di verificare attentamente se le informazioni elencate siano complete e se siano state compilate in maniera corretta, specialmente nel caso in cui vi serviate di un modello di fattura.

Consiglio

Con il tempo dovreste valutare se vi conviene utilizzare un software per la gestione della contabilità, da cui derivano dei costi aggiuntivi, ma che vi farà risparmiare tempo e vi semplificherà quindi il lavoro. A differenza di un modello di fattura, dove dovete inserire tutti i dati necessari manualmente, in un programma simile molti passaggi, come l’inserimento di clienti e prodotti o il calcolo dell’IVA, sono automatizzati.

Modelli di fattura per Excel e Word: come compilarli correttamente

Per rendere più comprensibili la struttura e la funzionalità dei già nominati modelli di fattura per Excel, Word e altri programmi, vi presentiamo i passaggi necessari a cui prestare attenzione durante il loro utilizzo.

Operate la vostra scelta in base al programma con il quale preferite lavorare, così da raggiungere l’obiettivo desiderato in modo facile e veloce, ottenendo una fattura conforme allo standard che contiene sia le informazioni corrette e complete della prestazione compiuta, sia i dati cliente appropriati. Aprite il documento scaricato con un doppio click del mouse e apportate le seguenti modifiche:

  1. In alto a sinistra inserite prima di tutto il vostro indirizzo e quindi i dati dell’azienda. Subito sotto aggiungete l’indirizzo del cliente.

  2. Sul lato destro trovate un altro segnaposto per il vostro indirizzo, comprensivo di altre informazioni, come il numero di telefono o l’indirizzo e-mail. Se non offrite un supporto di questo tipo, cancellate le righe in questione dal modello di fattura.

  3. Segue l’oggetto della fattura, che potete decidere a vostro piacimento. Al posto della dicitura “Fattura” presente nel modello, potete, ad esempio, inserire anche il numero della fattura o eventuali accordi e condizioni stabilite.

  4. Sotto all’oggetto si trovano tre segnaposto per il numero della fattura, il numero cliente (opzionale) e la data della fattura. Sostituite qui i numeri di esempio e non dimenticate di inserire la data corrente.

  5. La riga successiva è riservata all’intestazione, in cui vi rivolgete direttamente al cliente. Di solito in questo punto ringraziate il cliente per aver preso in considerazione i vostri servizi o per aver comprato da voi e scrivete una piccola frase di collegamento che rimanda ai costi presentati di seguito.

  6. Dopo aver ringraziato il cliente, si prosegue con la parte più importante della fattura, ovvero l’elenco delle posizioni (articoli e servizi). Qui avete a disposizione una tabella che potete ampliare o ridurre a vostro piacimento, aggiungendo o eliminando delle righe. Nelle colonne inserite la dicitura, la quantità degli articoli venduti, il prezzo delle singole posizioni e quello totale.

  7. Sotto la tabella bisogna inserire la somma totale da pagare senza IVA, così come l’importo totale della fattura con IVA.

  8. Infine è presente nuovamente un campo testuale per inserire altre informazioni per informare il cliente sulla data in cui il servizio sarà portato a termine o il giorno in cui la merce verrà inviata. Di solito si indica anche entro quanto tempo è da saldare l’importo della fattura.

  9. L’ultima parte del modello di fattura è il piè di pagina. Qui inserite di nuovo le informazioni di contatto e in aggiunta i dati del conto bancario, di cui il vostro cliente avrà bisogno per farvi il bonifico:
  • Nome della banca
  • IBAN
  • BIC

    Anche l’indicazione della partita IVA è obbligatoria, a meno che non rientrate nel regime forfettario. In questo caso l’IVA non va indicata e va riportata una frase che attesti la vostra appartenenza al regime forfettario.
  1. Infine potete salvare e stampare il modello di fattura. Alternativamente è anche possibile salvare la fattura in PDF, nel caso in cui vogliate inviarla per e-mail.

Vi preghiamo di osservare la nota legale relativa a questo articolo.

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